Alice Bonneau.
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Cas 02 · Holaspirit · Product design · UX/UI · Gestion d'équipe

Quand les organisations ont grandi, leur gouvernance a cessé d'être lisible.

Dans Holaspirit, une entreprise est construite à partir de rôles et de cercles. Passé une certaine taille, il n'existait aucune manière partagée de les organiser : les schémas se brouillaient et les doublons s'accumulaient. Voici une couche de labels qui a donné aux équipes un moyen de taguer, filtrer et naviguer leur gouvernance comme des données structurées, sans imposer de hiérarchie.

Rôle
Product Designer
Produit
Holaspirit · Échelle entreprise
Périmètre
Labels de gouvernance · cross app
Statut
Livré
UX designUI designArchitecture de l'informationGouvernance

Contexte

Pas un organigramme. Une architecture organisationnelle vivante.

Holaspirit est une plateforme de gouvernance : elle définit les rôles, les cercles et les structures de décision sur lesquels une entreprise fonctionne. À mesure que cette entreprise grandit, le modèle se transforme en un système interconnecté de responsabilités, de domaines et de redevabilités. Un système qui doit rester transparent et adaptable.

C'est moins un organigramme qu'une architecture vivante. Et elle ne cesse jamais de s'étendre.

Le problème

En montant en échelle, la gouvernance a perdu sa lisibilité.

Les rôles et les cercles se sont multipliés sans logique de catégorisation partagée. Les schémas sont donc devenus difficiles à percevoir, et il est devenu difficile de se fier à la structure.

01 · Structure

Aucune manière partagée d'organiser

Rôles et cercles se multipliaient sans logique commune, et la cohérence s'effondrait d'une équipe à l'autre.

02 · Échelle

La gouvernance a dépassé sa propre taille

À mesure que les organisations grandissaient, la structure est devenue plus difficile à naviguer et à maintenir.

03 · Charge cognitive

Tout demandait de scruter l'ensemble

Trouver un seul rôle ou cercle imposait de parcourir des structures vastes et complexes.

04 · Doublons

Le même rôle, réinventé

Sans visibilité à l'échelle du système, des rôles similaires étaient créés sans que personne ne s'en rende compte.

Le recadrage. Le problème n'a jamais été une fonctionnalité manquante. C'était l'absence de toute méthode évolutive pour structurer les données de gouvernance une fois qu'une entreprise dépassait une certaine taille.

Le pari

Ajouter de la structure sans ajouter de hiérarchie.

Chaque angle de la recherche pointait dans la même direction : les utilisateurs n'avaient pas besoin de plus de fonctionnalités, ils avaient besoin d'un moyen d'organiser ce qui existait déjà.

Le pari, c'était les labels. Étendre les labels aux rôles et aux cercles ajoutait de la structure sans forcer personne dans un modèle figé. Les équipes pouvaient regrouper, filtrer et explorer leur gouvernance sans taxonomie imposée d'en haut. Les labels sont devenus des signaux partagés à travers le système, faisant remonter la bonne information au bon moment, et transformant une structure statique en quelque chose que l'on pouvait filtrer et explorer.

Là où la gouvernance posait ses limites

Une nouvelle structure, sans toucher à l'ancienne.

Les organisations définissent leur gouvernance volontairement. La couche de labels devait ajouter des capacités sans rien changer de ce qui se trouvait en dessous.

Contrainte 01

Ne peut pas modifier le reporting ni l'autorité

Les nouveaux mécanismes de structuration ne doivent jamais changer les lignes de reporting, l'autorité, ni la façon dont les décisions circulent.

Décision

Les labels sont des métadonnées, pas de la hiérarchie

Une couche de catégorisation posée à côté de la gouvernance, sans effet sur le reporting ni les décisions.

Compromis : les labels s'ajoutent à la structure sans la définir.

Contrainte 02

Ne peut pas imposer de modèle rigide

Chaque entreprise se gouverne différemment. Une catégorisation figée entrerait en conflit avec sa logique interne.

Décision

Optionnel, adopté progressivement

Les labels sont une couche que les équipes adoptent à leur propre rythme. Pas une structure qu'on leur impose.

Compromis : une adoption inégale, en échange de l'autonomie organisationnelle.

Contrainte 03

Ne peut pas casser la gouvernance existante

Les organisations s'appuient sur des modèles stables. Rien ne pouvait perturber les rôles, cercles ou permissions actuels.

Décision

Purement ajouté

Chaque rôle, cercle et permission existant est préservé. Les labels ne font que s'y ajouter.

Compromis : aucun raccourci de restructuration, rien en jeu sur le plan opérationnel.

Contrainte 04

Le vocabulaire perd en cohérence à grande échelle

Dans une grande organisation, la même idée s'écrit de cinq manières différentes et le filtrage s'effondre.

Décision

Un vocabulaire contrôlé par l'admin

La création de labels peut être gérée par l'admin, pour que toute l'organisation partage un seul langage plutôt que des quasi doublons.

Compromis : moins de spontanéité et un effort supplémentaire pour les managers. Un vocabulaire qui filtre vraiment.

Le système en pratique

Catégoriser, filtrer et garder le vocabulaire partagé.

Plutôt que d'ajouter de nouvelles visualisations, le système fonctionne à l'intérieur des vues que les utilisateurs connaissent déjà. Les labels s'ajoutent dans les flux existants, et le filtrage se fait sur place.

01

Appliquer

Catégoriser là où vous travaillez déjà

Les labels s'ajoutent directement là où l'on consulte ou modifie un rôle et un cercle. Réutiliser la fenêtre modale de labels existante garde aussi tout familier dès le premier jour. Une nouvelle section accueille les labels personnels comme « à revoir », faisant de la catégorisation une partie du flux plutôt qu'une tâche à part.

Application des labels dans une vue de rôle : la section Labels sur un rôle, les membres qui le remplissent, et le panneau de labels avec cases à cocher.

Réutiliser le modèle de labels évite aussi un développement coûteux pour l'équipe Tech.

Création et modification d'un label : la liste des labels, la modale d'édition, et le sélecteur de couleur avec une couleur personnalisée.

Comment fonctionne le système de labels.

02

Filtrer

Transformer toute la structure en quelque chose à filtrer et explorer

Cliquez sur la barre de recherche et une fenêtre modale s'ouvre avec des filtres et vos recherches récentes. Saisissez en une, et la vue de gouvernance se filtre sur les rôles et cercles correspondants. On voit immédiatement ce qui demande de l'attention et où cela se situe dans l'organisation. C'est là qu'une grande carte devient navigable.

La modale de recherche ouverte sur la vue de gouvernance.

La recherche ouvre les filtres et les recherches récentes.

La vue de gouvernance filtrée sur un label.

La vue de gouvernance, filtrée sur les labels qui comptent.

03

Gouverner

Un seul vocabulaire, dans toute l'entreprise

Les labels peuvent être gérés par l'admin, pour que l'organisation partage un vocabulaire unique plutôt que cinq orthographes de la même idée. C'est la différence entre un filtrage qui fonctionne et un filtrage qui ajoute de la confusion. Ils peuvent être cross app : un label créé dans « Centraliser les labels » apparaît aussi dans les labels de projet, unifiant la formulation à l'échelle de l'entreprise pour que la gouvernance et les projets parlent enfin le même langage.

Paramètres d'administration des labels : labels cross app centralisés, labels de gouvernance, et labels de projet, chacun pouvant autoriser des labels personnalisés.

Chaque section peut autoriser des labels personnalisés, pour que les équipes les adaptent à leur façon de gouverner.

Comment j'ai travaillé avec l'IA

Rapide pour explorer. Précis pour décider.

L'IA dans le processus, pas au dessus. Trois endroits différents de la plateforme devaient fonctionner ensemble, ce que l'IA m'a aidée à cartographier. Mais le vrai défi était de faire en sorte que les labels s'adaptent à toutes les façons dont une équipe se gouverne. Certains managers veulent avoir leur mot à dire, d'autres un peu, d'autres pas du tout. L'IA m'a aidée à voir le champ des possibles, mais les décisions étaient les miennes.

Synthèse
Claude AI

Ce que l'IA a fait

Rassemblé les données du support et les retours clients en points de friction de gouvernance récurrents.

Ce que j'ai décidé

J'ai déterminé lesquels étaient structurels, par opposition aux problèmes de surface que les labels ne régleraient pas.

Pression des cas limites
Claude AI

Ce que l'IA a fait

Mis le modèle à l'épreuve face à de vraies organisations. Labels quasi doublons, conflits cross app.

Ce que j'ai décidé

Défini la règle du vocabulaire contrôlé par l'admin, directement à partir de ce qui ne tenait pas sous cette pression.

L'IA m'a aidée à voir les cas limites, mais mes décisions étaient le vrai travail de design.

Résultats

Une gouvernance que l'on peut rechercher et naviguer, pas seulement lire.

+37pts
0% → 37%

Rôles et cercles utilisant au moins un label. Les utilisateurs adoptent la nouvelle structure.

+31%
860 → 1,127

Interactions avec la vue de gouvernance. Les gens l'explorent réellement, maintenant.

−41%
18.2s → 10.7s

Temps pour localiser un rôle ou un cercle précis.

Clarté et navigation

Un filtrage plus précis, des décisions plus rapides, des comparaisons plus faciles entre équipes, et moins de doublons accidentels.

Croître sans alourdir

La complexité est gérée par les labels, pas par de nouvelles visualisations, avec l'option de restreindre le vocabulaire aux admins.

Cohérence entre les entités

Un vocabulaire partagé unique couvrant les rôles, les cercles et les projets, dans toute l'entreprise.

À retenir

Le changement, c'est le passage d'une gouvernance qu'on lit à une gouvernance qu'on navigue.

Une couche de labels partagée a permis aux équipes d'organiser, de filtrer et de naviguer leur organisation comme des données structurées. Elle a allégé la charge mentale tout en laissant chaque équipe grandir à sa manière.

Image agrandie