Cas 02 · Holaspirit · Product design · UX/UI · Gestion d'équipe
Dans Holaspirit, une entreprise est construite à partir de rôles et de cercles. Passé une certaine taille, il n'existait aucune manière partagée de les organiser : les schémas se brouillaient et les doublons s'accumulaient. Voici comment j'ai donné aux équipes un moyen de regrouper, filtrer et naviguer leur gouvernance comme des données structurées, sans imposer de hiérarchie à personne.
Mon rôle
Les rôles, les cercles, les permissions, la circulation des décisions qu'ils portent : les organisations fonctionnent sur ce modèle tous les jours, et rien de ce que je concevais ne pouvait le modifier. Mon travail, c'était la couche au dessus, et les règles qui la gardent cohérente une fois qu'une entreprise tourne avec 300 rôles. Je l'ai portée de la discovery jusqu'à la passation aux développeurs.
Ce dont j'ai hérité
Le modèle de gouvernance : les rôles, les cercles, les permissions, et les lignes de reporting qu'ils définissent.
Ce que j'ai porté
La nouvelle couche de bout en bout : discovery et synthèse, l'architecture de l'information sur 3 zones de la plateforme, les règles de vocabulaire pour les admins, le design en haute fidélité et la passation.
Avec qui j'ai travaillé
Un product manager sur le périmètre, l'équipe support pour les signaux clients récurrents, des admins de grandes organisations pour les tests, et les développeurs sur ce qu'on pouvait réutiliser plutôt que construire.
Contexte
Holaspirit est une plateforme de gouvernance : elle définit les rôles, les cercles et les structures de décision sur lesquels une entreprise fonctionne. À mesure que cette entreprise grandit, le modèle se transforme en un système interconnecté de responsabilités, de domaines et de redevabilités. Un système qui doit rester transparent et adaptable.
C'est moins un organigramme qu'une architecture vivante. Et elle ne s'arrête jamais.
Le problème
Les rôles et les cercles se sont multipliés sans logique de catégorisation partagée. Les schémas sont donc devenus difficiles à percevoir, et il est devenu difficile de se fier à la structure.
Rôles et cercles se multipliaient sans logique commune, et la cohérence s'effondrait d'une équipe à l'autre.
À mesure que les organisations grandissaient, la structure est devenue plus difficile à naviguer et à maintenir.
Trouver un seul rôle ou cercle imposait de parcourir des structures vastes et complexes.
Sans visibilité à l'échelle du système, des rôles similaires étaient créés sans que personne ne s'en rende compte.
Le recadrage. Le problème n'a jamais été une fonctionnalité manquante. C'était l'absence de toute méthode évolutive pour structurer les données de gouvernance une fois qu'une entreprise dépassait une certaine taille.
Discovery
Je suis partie de 4 sources : les tickets du support, des entretiens avec des admins de grandes organisations, Mixpanel, et un benchmark d'autres outils. Chacune en montrait un morceau. Mises côte à côte, elles pointaient toujours les 4 mêmes problèmes.
Les plaintes clients récurrentes sur la navigation et la maintenance de la gouvernance.
Comment les grandes organisations gardent concrètement leur structure lisible.
La vue de gouvernance mesurée à 18.2s pour localiser un rôle.
Comment d'autres outils structurent sans imposer de hiérarchie.
Le parcours que j'ai entendu en boucle pendant les entretiens. La friction ne culmine pas au moment de trouver un rôle, elle culmine quand on ne peut pas prouver qu'il n'existe pas : c'est de là que viennent les doublons, et c'est pourquoi la réponse devait être du filtrage, pas une vue de plus.
Le pari
Chaque angle de la recherche pointait dans la même direction : les utilisateurs n'avaient pas besoin de plus de fonctionnalités, ils avaient besoin d'un moyen d'organiser ce qui existait déjà.
Le pari, c'était les labels. Les étendre aux rôles et aux cercles ajoute de la structure sans forcer personne dans un modèle figé : chaque équipe regroupe et filtre sa gouvernance à sa manière, et rien ne bouge en dessous. Et parce qu'un label veut dire la même chose partout où il apparaît, un seul vocabulaire peut finir par couvrir toute l'entreprise.
Les contraintes
Les organisations définissent leur gouvernance volontairement. La couche de labels devait ajouter des capacités sans rien changer de ce qui se trouvait en dessous.
Contrainte 01
Les nouveaux mécanismes de structuration ne doivent jamais changer les lignes de reporting, l'autorité, ni la façon dont les décisions circulent.
Décision
Une couche de catégorisation posée à côté de la gouvernance, sans effet sur le reporting ni les décisions.
Compromis : les labels s'ajoutent à la structure sans la définir.
Contrainte 02
Chaque entreprise se gouverne différemment. Une catégorisation figée entrerait en conflit avec sa logique interne.
Décision
Les labels sont une couche que les équipes adoptent à leur propre rythme. Pas une structure qu'on leur impose.
Compromis : une adoption inégale, en échange de l'autonomie organisationnelle.
Contrainte 03
Dans une grande organisation, la même idée s'écrit de 5 manières différentes et le filtrage s'effondre.
Décision
La création de labels peut être gérée par l'admin, pour que toute l'organisation partage un seul langage plutôt que des quasi doublons.
Compromis : moins de spontanéité et un effort supplémentaire pour les managers. Un vocabulaire qui filtre vraiment.
Le système en pratique
Plutôt que d'ajouter de nouvelles visualisations, le système fonctionne à l'intérieur des vues que les utilisateurs connaissent déjà. Les labels s'ajoutent dans les flux existants, et le filtrage se fait sur place.
Les labels s'ajoutent directement là où l'on consulte ou modifie un rôle et un cercle. Réutiliser la fenêtre modale de labels existante garde aussi tout familier dès le premier jour. Une nouvelle section accueille les labels personnels comme « à revoir », faisant de la catégorisation une partie du flux plutôt qu'une tâche à part.
Réutiliser le modèle de labels évite aussi un développement coûteux pour l'équipe Tech.
Comment fonctionne le système de labels.
Cliquez sur la barre de recherche et une fenêtre modale s'ouvre avec des filtres et vos recherches récentes. Saisissez en une, et la vue de gouvernance se filtre sur les rôles et cercles correspondants. On voit immédiatement ce qui demande de l'attention et où cela se situe dans l'organisation. C'est là qu'une grande carte devient navigable.
La recherche ouvre les filtres et les recherches récentes.
La vue de gouvernance, filtrée sur les labels qui comptent.
Les labels peuvent être gérés par l'admin, pour que l'organisation partage un vocabulaire unique plutôt que 5 orthographes de la même idée. C'est la différence entre un filtrage qui fonctionne et un filtrage qui ajoute de la confusion. Ils peuvent être cross app : un label créé dans « Centraliser les labels » apparaît aussi dans les labels de projet, unifiant la formulation à l'échelle de l'entreprise pour que la gouvernance et les projets parlent enfin le même langage.
Chaque section peut autoriser des labels personnalisés, pour que les équipes les adaptent à leur façon de gouverner.
Comment j'ai travaillé avec l'IA
L'IA dans le processus, pas au dessus. 3 endroits différents de la plateforme devaient fonctionner ensemble, ce que l'IA m'a aidée à cartographier. Mais le vrai défi était de faire en sorte que les labels s'adaptent à toutes les façons dont une équipe se gouverne. Certains managers veulent avoir leur mot à dire, d'autres un peu, d'autres pas du tout. L'IA m'a aidée à voir le champ des possibles, mais les décisions étaient les miennes.
Ce que l'IA a fait
Rassemblé les données du support et les retours clients en points de friction de gouvernance récurrents.
Ce que j'ai décidé
J'ai déterminé lesquels étaient structurels, par opposition aux problèmes de surface que les labels ne régleraient pas.
Ce que l'IA a fait
Mis le modèle à l'épreuve face à de vraies organisations. Labels quasi doublons, conflits cross app.
Ce que j'ai décidé
Défini la règle du vocabulaire contrôlé par l'admin, directement à partir de ce qui ne tenait pas sous cette pression.
L'IA m'a aidée à voir les cas limites, mais mes décisions étaient le vrai travail de design.
Résultats
Rôles et cercles utilisant au moins un label. Les utilisateurs adoptent la nouvelle structure.
Interactions avec la vue de gouvernance. Les gens l'explorent réellement, maintenant.
Temps pour localiser un rôle ou un cercle précis.
Un filtrage plus précis, des décisions plus rapides, des comparaisons plus faciles entre équipes, et moins de doublons accidentels.
La complexité est gérée par les labels, pas par de nouvelles visualisations, avec l'option de restreindre le vocabulaire aux admins.
Un vocabulaire partagé unique couvrant les rôles, les cercles et les projets, dans toute l'entreprise.
À retenir
Une couche de labels partagée a permis aux équipes d'organiser, de filtrer et de naviguer leur organisation comme des données structurées. Elle a allégé la charge mentale tout en laissant chaque équipe grandir à sa manière.